Seguro que todos conocemos a personas que siempre tienen cosas que hacer, cargadas de trabajo que no paran de repetir "no tengo tiempo", "me faltan horas" y expresiones parecidas. Pero… ¿es el tiempo el que nos controla o podemos controlarlo nosotros a él? Ésa es la cuestión que cada uno de nosotros debería plantearse.
El tiempo es inflexible, pasa y no se detiene, aunque a veces tengamos la sensación de todo lo contrario. Es, en apariencia, una variable que no podemos modificar. No podemos alargarlo, estirarlo, comprarlo o detenerlo. Sin embargo, podemos controlarlo.
Con estos consejos queremos ayudarte a gestionar mejor tu tiempo para que no te falten horas al día o para que no te lo hagan perder:
- MALVERSADORES DEL TIEMPO: Siempre hay personas, llamadas, rituales… que nos roban nuestro tiempo. Es importante determinar cuales son aquellas situaciones en las que perdemos tiempo para poder evitar o solucionarlo antes de que suceda.
- FALTA DE PUNTUALIDAD: No hacer perder el tiempo a los demás ni permitir que nos hagan perder el tiempo.
- URGENTE-IMPORTANTE: Realizar con una buena planificación todo aquello que consideremos importante, y no dejar que las cosas importantes se conviertan en urgentes. Ya aparecerán urgencias inesperadas!
- INTERRUPCIONES: En los momentos de máxima concentración evita interrupciones, apaga el teléfono, cierra la puerta del despacho…
- PERFECCIONISMO: La diferencia entre hacer las cosas bien y perfectas, es la pérdida de tiempo.
- BIEN A LA PRIMERA: Hacer bocetos para luego volver a realizar esa misma actividad bien, es hacerla 2 veces. Hacer las cosas bien a la primera nos ahorrara mucho tiempo.
- EFICACIA-EFICIENCIA: La eficacia se define como el éxito en el logro de un objetivo, La eficiencia añade además la cualidad de haberlo conseguido con el menor coste posible. Seamos eficientes!
- OBJETIVOS CLAROS: Escritos y realistas. Si conseguimos un 80% de los objetivos planteados será un rotundo éxito.
- ACTIVIDADES CRÍTICAS (20/80): Es una fracción que define lo importante de nuestra actividad: 20% de clientes son el 80% de mis ingresos, 20% de funciones son el 80% de mí tiempo. Poner hincapié en nuestras actividades críticas.
- RENDIMIENTO: El rendimiento tiene su momento cumbre a la media hora de comenzar, y decae a la hora y media. Es en este momento cuando hay que evitar distracciones, cuando debemos hacer la tarea más importante, etc…
- MARCAR PLAZOS: Es importante no demorar hasta lo problemático y urgente las tareas. Marcarnos nuestros propios plazos nos evitará disgustos y una buena planificación para llegar a todo.
- PLANIFICAR Y PROGRAMAR: Un plan no hay que cumplirlo. Un plan es una guía flexible para no perdernos, para desestresarnos, para llegar a todo, para no olvidar datos, citas…. Pero no es bueno hacerlo de una manera rígida. Siempre rehacemos nuestros planes para cumplirlos en un 80%
- REGISTRO DE IDEAS: Llevar a mano un papel y un Boli. Anota cada idea que te surja, cada actividad importante que recuerdes…
- OPTIMIZAR TAREAS DE LA VIDA COTIDIANA: Tratar de hacer dos cosas a la vez, cuando se pueda. Se puede planchar viendo la tele, devolver una llamada mientras vamos de un sitio a otro… Responde los mails y llamadas al momento.
- APROBECHAR VIAJES Y DESPLAZAMIENTOS: Para leer, trabajar, devolver llamadas…
- CONSEJOS SOBRE LA LECTURA: No tenemos que leer todos los documentos de arriba abajo. Aprender a leer entre líneas, detectando lo importante, pasando rápido por lo conocido o la paja, nos ayudara a leer todo aquello que tenemos pendiente.
- TOMA DE DECISIONES: Hay que ser resolutivo. Muchas veces el problema está en la dificultad para tomar una decisión, de forma que se alarga la situación a resolver. No hay soluciones perfectas, todas las alternativas tienen ventajas e inconvenientes. No se trata de adivinar el futuro, se trata de arriesgar con criterio por la que consideramos mejor opción.
- DELEGAR: Todo aquello que pueden hacer los demás, pero nunca esperes que lo hagan como tú quieres. Tolera la diferencia y valora la descarga de trabajo que eso supone.
¡El tiempo es oro!
